Datenschutz

Diese Datenschutzerklärung wird vom Betreiber von Rechnova gepflegt, um Nutzerinnen und Nutzern sowie betroffenen Personen transparent zu informieren, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Software verarbeitet werden. Sie gilt in der jeweils aktuellen Fassung.

1. Verantwortlicher

2. Überblick der Datenverarbeitung

Rechnova verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich soweit dies für die Bereitstellung der Abrechnungs- und CRM-Software, die Verwaltung von Mandanten- und Kundenbeziehungen sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Zu den verarbeiteten Datenkategorien gehören:

• Kontaktdaten von Nutzerinnen und Nutzern (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer)
• Kundenstammdaten der jeweiligen Mandanten (Firmen, Ansprechpartner, Adressen, Steuer- und Bankdaten)
• Vertrags-, Rechnungs-, Zahlungs-, Mahn- und Abrechnungsdaten
• Hochgeladene Dokumente, sofern der Mandant diese in sein Archiv speichert
• Technische Nutzungsdaten zur Sicherstellung des Betriebs (IP-Adresse, Session-Informationen, Fehlerprotokolle)

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung von Verträgen und vorvertraglichen Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, insbesondere steuerlicher Aufbewahrungspflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, z. B. Betriebssicherheit und Kundenbetreuung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei freiwillig erteilten Einwilligungen, z. B. für zusätzliche Funktionen

4. Hosting und Speicherung

Die Anwendung und die zugehörigen Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gehostet. Der Betreiber setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragungen, rollenbasierte Zugriffssteuerungen und regelmäßige Sicherheitsupdates.

5. Weitergabe von Daten und Auftragsverarbeitung

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb der Software erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben wird. Der Betreiber arbeitet mit Auftragsverarbeitern zusammen, die ausschließlich in der EU bzw. unter angemessenen Garantien tätig sind. Mit allen Auftragsverarbeitern werden die erforderlichen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

6. KI-gestützte Dokumentenverarbeitung

Rechnova bietet optional eine Funktion, um aus hochgeladenen Dokumenten wie Rechnungen oder Reservierungsunterlagen strukturierte Kundendaten auszulesen. Dabei werden die Dokumente zur Verarbeitung an einen KI-Dienst übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt nur auf ausdrückliche Aktion des Nutzers hin. Der Betreiber wählt Auftragsverarbeiter, die einen angemessenen Datenschutzstandard gewährleisten.

7. Cookies und lokale Speicherung

Rechnova verwendet technisch notwendige Cookies und browserseitige Speicherungen, die für die Authentifizierung und den sicheren Betrieb der Anwendung erforderlich sind. Derzeit werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen – insbesondere aus Handels- und Steuerrecht – dies vorsehen. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitergehende Verarbeitung erforderlich ist.

9. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung

Anfragen zu diesen Rechten richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse. Zudem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

10. Datensicherheit

Der Betreiber setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten um, darunter verschlüsselte Übertragung, starke Authentifizierungsverfahren, rollenbasierte Zugriffsrechte und regelmäßige Sicherheitsprüfungen. Eine absolute Sicherheit kann jedoch nicht garantiert werden.

11. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen der Angebotsfunktionen, der eingesetzten Technologien oder rechtlicher Anforderungen angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.

Hinweis

Diese Datenschutzerklärung ist vom Betreiber der Anwendung erstellt worden. Sie dient der Transparenz gegenüber Nutzerinnen und Nutzern. Für eine rechtlich verbindliche Endprüfung, insbesondere im Hinblick auf branchenspezifische Anforderungen, wird empfohlen, einen Datenschutz- oder Rechtsanwalt hinzuzuziehen.