Ab 2027 kein PDF mehr – Rechnova exportiert XRechnung
Die Abrechnung mit dem Standortpartner bleibt auf Papier übergabefertig. Die Rechnung an Geschäftskunden geht als XRechnung im strukturierten XML-Format nach EN 16931 heraus – aus demselben Datensatz, ohne Zweiterfassung.
Was ab wann gilt
Angaben nach einer Fachquelle (DATEV) im Wortlaut übernommen. Das ist keine Steuer- oder Rechtsberatung – welche Frist für Ihren Betrieb gilt, gehört im Einzelfall geprüft.
Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich ist Pflicht.
Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (B2B).
Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Ein PDF ist ein Bild der Rechnung. Es enthält keine strukturierten Daten und lässt sich deshalb beim Empfänger nicht automatisiert weiterverarbeiten. Für die Pflicht zählt das strukturierte Format; das PDF darf als lesbare Zweitausfertigung daneben stehen.
- 1Auslesung erfassen oder importieren – manuell, per Belegfoto oder Spracheingabe.
- 2Abrechnung rechnen – Provisionsteilung und Vergnügungssteuer nachvollziehbar.
- 3Rechnung aus der Abrechnung erzeugen – Nummernkreis und Vorlage je Mandant.
- 4Ausgabe wählen – XRechnung (XML) für den Geschäftskunden, DIN-A4-PDF zur Übergabe.
E-Rechnung in der Automatenabrechnung
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Datei enthält keine strukturierten Daten und kann deshalb nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden. Als E-Rechnung im Sinne der Norm gilt ein strukturiertes Format wie XRechnung nach EN 16931. Ein PDF darf weiterhin als menschenlesbare Zweitausfertigung mitgehen.
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Der Empfang von E-Rechnungen ist im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im B2B-Bereich nur noch elektronische Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen. Welche Frist für Ihren Betrieb gilt, gehört im Einzelfall mit dem Steuerberater geprüft.
Wie wird aus einer Automatenabrechnung eine XRechnung?
Die Auslesung wird in Rechnova erfasst oder importiert. Daraus entsteht die Abrechnung mit Provisionsteilung und Vergnügungssteuer. Aus der Abrechnung wird die Rechnung erzeugt – und diese Rechnung lässt sich als XRechnung im XML-Format exportieren oder als DIN-A4-PDF ausdrucken. Beide Ausgaben stammen aus demselben Datensatz.
Muss ich meine Abrechnung mit dem Wirt umstellen?
Die Abrechnung mit dem Standortpartner bleibt unverändert: Beide Parteien erhalten weiterhin ihre übergabefertige Ausfertigung auf Papier oder als PDF. Die E-Rechnungspflicht betrifft die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen – dafür steht der XRechnung-Export bereit.
Bleiben Rechnungen nachvollziehbar archiviert?
Erzeugte Rechnungen und Abrechnungen werden im Dokumentarchiv des jeweiligen Mandanten gespeichert und sind dort mit Datum und Belegbezug auffindbar. Aufbewahrungsfristen und deren steuerliche Auslegung gehören fachlich geprüft.
In der Demo gehen wir eine Ihrer typischen Abrechnungen durch – bis zur fertigen XRechnung und zum Ausdruck für beide Parteien.