Abrechnungsunterlagen aufbewahren: Ordnung, die einer Prüfung standhält
Bei einer Prüfung zählt weniger, wie viele Jahre aufbewahrt wird, sondern ob ein einzelner Beleg innerhalb von Minuten unverändert vorgelegt werden kann. Konkrete Fristen und deren Auslegung gehören zum Steuerberater.
Was zusammengehört
Ein Vorgang besteht selten aus einem Dokument. Auslesebeleg, Abrechnung, daraus erzeugte Rechnung, Zahlungseingang und etwaige Storno- oder Gutschriftbelege bilden eine Kette.
Wird ein Glied dieser Kette einzeln abgelegt, ist die Herkunft einer Zahl später nicht mehr belegbar.
Drei Anforderungen an die Ablage
- Unveränderbarkeit: ein herausgegebener Beleg wird nicht überschrieben, sondern durch einen neuen Beleg korrigiert
- Vollständigkeit: lückenlose Nummernkreise, damit Fehlbestände auffallen
- Auffindbarkeit: Suche nach Kunde, Zeitraum, Betrag oder Belegnummer, nicht nur nach Dateiname
Trennung mehrerer Betriebe
Wer mehrere Betriebe oder Mandate abrechnet, braucht eine harte Trennung der Unterlagen. Eine gemeinsame Ablage mit Filter genügt nicht, wenn Dritte Zugriff auf das System haben.
Erzeugte Rechnungen und Abrechnungen landen im Dokumentarchiv des jeweiligen Mandanten. Die Trennung der Mandanten ist auf Datenbankebene abgesichert und lässt sich per Prüflauf nachweisen.