Auslesung dokumentieren: was in den Beleg gehört
Die Auslesung ist der Ursprungsbeleg der gesamten Abrechnung. Fehlt hier eine Angabe, lässt sich später keine Zahl mehr erklären.
Pflichtangaben je Auslesung
Vier Angaben machen den Unterschied zwischen einem Zettel und einem Beleg.
- Gerät und Standort eindeutig bezeichnet, nicht nur „Automat 2"
- Zeitraum von/bis statt nur eines Auslesedatums
- Zählerstände alt und neu, damit die Differenz rechenbar bleibt
- Wer ausgelesen hat und wann der Beleg entstanden ist
Typische Fehlerquellen auf der Tour
Erfassung im Nachhinein aus dem Gedächtnis, abgeschriebene Zahlen mit Zifferndrehern und Belege, die zwischen Tour und Büro verloren gehen: Das sind die drei Ursachen der meisten Korrekturen.
Wirksam ist Erfassung am Gerät – direkt am Telefon, per Foto des Zählwerks oder gesprochen, solange die Angabe unmittelbar dem Gerät zugeordnet wird.
Änderungen sichtbar halten
Korrekturen sind normal. Entscheidend ist, dass eine festgeschriebene Abrechnung nicht stillschweigend verändert wird, sondern nachvollziehbar bleibt, wer wann korrigiert hat.
Rechnova erfasst Auslesungen manuell, per Belegfoto oder Spracheingabe mit Gerät, Standort und Zeitraum. Festgeschriebene Abrechnungen kann nur der Administrator ändern; sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert.