E-Rechnung für Automatenaufsteller: was ab wann gilt
Die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen wird in Deutschland auf strukturierte Formate umgestellt. Für Automatenaufsteller heißt das: Die Abrechnung mit dem Wirt bleibt eine Abrechnung, die Rechnung an Geschäftskunden wird ein Datensatz.
Die Fristen
Nach einer Fachquelle (DATEV) gilt: Der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im B2B-Bereich nur noch elektronische Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen.
Welche Frist für Ihren Betrieb greift, hängt vom Vorjahresumsatz und von der Art Ihrer Rechnungsempfänger ab. Diese Einordnung gehört zum Steuerberater, nicht in einen Ratgebertext.
Warum eine PDF-Rechnung nicht genügt
Eine PDF-Datei ist ein Abbild der Rechnung. Sie enthält keine strukturierten Daten und kann beim Empfänger nicht automatisiert weiterverarbeitet werden. Als E-Rechnung im Sinne der Norm gilt ein strukturiertes Format nach EN 16931 – in Deutschland überwiegend XRechnung.
Das PDF verschwindet damit nicht. Es bleibt die lesbare Ausfertigung für Ablage, Wirt und Ordner. Nur der rechtlich zählende Beleg wandert in ein maschinenlesbares Format.
Was Aufsteller praktisch umstellen müssen
Die Umstellung ist weniger ein Formatthema als ein Datenthema: Die Rechnung muss aus vollständigen, strukturierten Stammdaten entstehen.
- Vollständige Kundendaten inklusive Anschrift, Steuer- bzw. USt-Angaben und Ansprechpartner
- Eindeutige Rechnungsnummern aus einem lückenlosen Nummernkreis
- Positionen mit Netto, Steuersatz und Steuerbetrag – nicht nur eine Endsumme
- Ein Ablageort, an dem der ausgehende Beleg unverändert wiederfindbar ist
In Rechnova entsteht die Rechnung aus der Abrechnung und lässt sich als XRechnung (XML) oder als DIN-A4-PDF ausgeben – aus demselben Datensatz, mit fortlaufendem Nummernkreis je Mandant.