Rechnungsprogramm mit CRM: worauf kleine Betriebe achten sollten
Viele Betriebe pflegen Kundendaten in einer Liste und schreiben Rechnungen in einem zweiten Programm. Jede Adressänderung wird dann zweimal erfasst – oder eben nur einmal.
Woran getrennte Systeme scheitern
Sobald Kontakt, Standort und Beleg in verschiedenen Systemen liegen, ist unklar, welcher Datenstand gilt. Bei der E-Rechnung fällt das sofort auf: Eine unvollständige Anschrift führt nicht zu einer Rückfrage, sondern zu einer abgewiesenen Datei.
Kriterien, die in der Praxis zählen
- Lückenlose Nummernkreise für Rechnungen, Angebote und Gutschriften
- Korrektur über Storno und Gutschrift statt Überschreiben herausgegebener Belege
- E-Rechnung: strukturierter XML-Export neben dem lesbaren PDF
- Mahnwesen mit nachvollziehbaren Stufen und Zahlungszuordnung
- Rollen und Rechte, damit nicht jeder Nutzer alles ändern kann
- Harte Mandantentrennung, wenn mehrere Betriebe im selben System arbeiten
Branchenlogik oder Standardsoftware
Standardsoftware deckt Angebot, Rechnung und Zahlung ab. Sobald eine Abrechnung mit Provisionsteilung, Gebührenabzug oder kommunalen Steuersätzen dazukommt, endet der Standard – und die Rechnerei wandert zurück in die Tabelle.
Rechnova führt Kontakte, Standorte, Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Mahnwesen in einem System – mit Rollen- und Rechteverwaltung, Änderungsprotokoll und Mandantentrennung auf Datenbankebene. Das Automatenmodul mit Provisionsteilung und Vergnügungssteuer ist zuschaltbar.