XRechnung erstellen: so entsteht die strukturierte Rechnungsdatei
Eine XRechnung ist keine Datei, die man nachträglich aus einem PDF baut. Sie entsteht aus vollständigen Rechnungsdaten – und genau daran scheitern die meisten Umstellungen.
XRechnung, ZUGFeRD und PDF – der Unterschied
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF, in dem dieselben strukturierten Daten eingebettet mitreisen. Ein gewöhnliches PDF ohne eingebettete Daten ist dagegen nur ein Abbild und damit keine E-Rechnung im Sinne der Norm.
Welches Format ein Empfänger verlangt, hängt von seinem Eingangskanal ab. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland arbeiten überwiegend mit XRechnung.
Pflichtangaben, die vorher stimmen müssen
Fehlt eine dieser Angaben, wird die Datei beim Empfänger technisch abgewiesen – nicht kaufmännisch diskutiert.
- Vollständige Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
- Eindeutige Rechnungsnummer aus einem lückenlosen Nummernkreis
- Rechnungs- und Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum
- Positionen mit Menge, Einzelpreis, Netto, Steuersatz und Steuerbetrag
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
Der praktische Ablauf
Die Reihenfolge ist immer dieselbe: Stammdaten prüfen, Rechnung aus dem Vorgang erzeugen, XML exportieren, Beleg archivieren. Wer das Format erst am Ende aufsetzt, erfasst die Rechnung zweimal.
Ob eine Rechnung in Ihrem Fall bereits als E-Rechnung ausgehen muss, ist eine steuerliche Frage und gehört zum Steuerberater.
In Rechnova erzeugen Sie die Rechnung aus dem Vorgang und geben denselben Datensatz als XRechnung (XML) oder als DIN-A4-PDF aus. Der Nummernkreis läuft fortlaufend je Mandant, der Beleg landet im Dokumentarchiv.